Hola si has llegado aquí, es porque tienes duda, problemas o el servicio no ha sido de tu completa satisfacción, por lo tanto, antes de procesar tu PQR, por favor lee en el ítem de tu inquietud para saber si de esta manera puedes resolver tus inquietudes, si después de hacer toda la consulta no logras satisfacer tus dudas, te solicitamos contactarnos por cualquier medio disponible de la compañía para asesorarte con las dudas:
Teléfonos de contacto, formulario de contacto, chat de la página, email o visitándonos en nuestra sede principal, si finalmente no logras resolver ninguna inquietud comienza a procesar tu PQR, dicho proceso será llevado a la entidad competente para que logre conciliar, resolver tu PQR, lo anterior hasta lograr el 100% de satisfacción en nuestro cliente.
¿En que consiste el servicio de logística de la asamblea?
Es el servicio que empresas como la nuestra prestan para el mejor desarrollo de la asamblea, con equipos de audio, proyección, votaciones, personal y si quiere ver más detalles da click aquí.
¿Se puede contratar un solo servicio?
El único servicio que no se puede contratar de manera una son los sistemas de votación en cualquiera de sus presentaciones, ya que siempre se debe incluir el personal que administra el software y la logística y soporte para los votantes, los demás servicios son de contratación independiente si así lo desea el cliente.
¿Al contratar un paquete completo para una asamblea, tiene algún descuento?
Claro que si y el descuento va de acuerdo no solo si son todos los servicios, sino a la cantidad de propietarios, si es cliente permanente de nosotros, si es referido por otro cliente o si por su experiencia con nosotros nos ha referido a muchos clientes y ellos nos han contratado.
¿Existe algún limite de tiempo en la prestación del servicio de logística?
El tiempo de servicio para cualquier tipo de asamblea con nosotros es de 5 horas de ahí en adelante tendrá un cobro adicional ($ 100.000°° Presencial), ($ 150.000°° Virtual) y ($ 150.000°° Mixta).
¿Como es el procedimiento de contratación?
- El proceso es muy fácil nos contactas por el medio que desees nos facilitas la siguiente información:
- Razón Social
- Dirección
- Teléfono
- NIT
- Correo
- Cantidad de Propietarios
- Fecha de la asamblea
- Con esta información nosotros te hacemos llegar la cotización, el proceso de contratación y nuestro portafolio
- Si les parece conveniente la propuesta nos responde al correo con la aprobación y nos envían el RUT actualizado y el listado de propietarios con la siguiente información, todo debe ser mínimo 15 días antes de la asamblea, si es antes de la convocatoria mucho mejor.
- Lote, Torre, Terraza o lo que corresponda en la identificación del predio
- Casa o Apartamento
- Nombre del Propietario (Opcional)
- Coeficiente de propiedad
- Nosotros les entregaremos si es virtual los boletos para que ustedes se los hagan llegar a cada uno de los propietarios, con el enlace del video tutorial y el manual de la plataforma en PDF.
- Fijaremos una fecha y hora para la prueba de conectividad (para que todos los asistentes participen hagan sus preguntas y aprendan todo el manejo de la plataforma).
- El día de la asamblea la plataforma se abre 10 minutos antes de la hora de citación y se ejecuta el evento.
- Si es presencial o mixta el día de la asamblea llegamos 2 horas antes para el montaje de los equipos y entregamos los tarjetones de votación o los intercambiamos por el código de la trasmisión virtual.
¿Se pueden solicitar servicios sobre la marcha de la asamblea?
Siempre y cuando estén disponibles en el momento o se puedan activar (grabaciones, micrófonos, personal, transcripción acta).
¿Que pasa si no llegar a haber quórum?
El 50% pagado como anticipo queda con nosotros para cubrir los gastos, de personal, traslado y montaje de equipos, gastos administrativos y de logística; y para la segunda convocatoria el cobro será por el 85% del valor de la cotización, llevado al ejemplo numérico (La propuesta tiene un valor de $ 100) sería así:
Anticipo 50% | 2° Convocatoria (85%) | Valor de las 2 asambleas |
$ 50 | $ 85 | $ 135 |
¿Que pasa si la asamblea hay que aplazarla por algún evento fortuito?
Si el evento fortuito es causado por el cliente sucede lo mismo que expusimos en el punto anterior, la razón del caso fortuito es causada por nosotros la asamblea el día que se ejecute tendrá el costo del 50% que es el anticipo entregado inicialmente, sin embargo, si el cliente no desea tomar el servicio a causa del evento nosotros devolveremos el anticipo y daremos una indemnización del 10% del servicio total, siempre y cuando el evento sea causa comprobada por nosotros.
¿Que pasa si algún servicio contratado no es usado en la asamblea por alguna eventualidad o decisión de la misma?
Si la cancelación se da 8 días antes de la asamblea en caso de asamblea virtual se devolverá el anticipo menos el 10%, si es presencial se devolverá todo el anticipo, pero si la cancelación se da directamente en la asamblea el anticipo pagado quedará para la empresa para cubrir los gastos en los que se incurrió, personal, traslado equipos, montaje, tarjetones o plataforma, pruebas y demás cargos administrativos que lleva la planeación de las asambleas.
¿Que sucede si por algún evento alguno de los equipos falla en el transcurso de la asamblea?
La empresa siempre lleva consigo equipos de respaldo (amplificadores, micrófonos, computadores, cabinas, cableado de red y conexiones, cámaras, incluso una planta eléctrica), por lo tanto, nos llevará 15 minutos o menos recuperarnos de cualquier impase, sin embargo si es imposible restaurar el servicio por causa nuestra le daremos 2 opciones:
- Al cliente por el anticipo pago le haremos una 2° reunión cubriendo nosotros los gastos adicionales
- Le devolveremos el anticipo más el 10% de indemnización por causa de la falla.
¿Cuanto tiempo dura la transcripción del acta?
En temporada alta 8 días hábiles, en temporada baja 5 días hábiles.
¿En cuanto tiempo entregan los informes y grabaciones que salen de la asamblea?
Los informes y la grabación en audio son enviados al correo al día siguiente de la asamblea y la grabación de vídeo 8 días se llevará al conjunto en un medio físico (DVD o USB).
¿Si el cliente tiene algunos equipos o todos, suministran personal capacitado para manejarlos?
Claro que sí, la única condición es que nos permitan hacerle una visita y probarlos que funcionan correctamente y que si llegan a ser equipos de muy avanzada tecnología tengamos el tiempo de buscar la información y los manuales de uso.
¿Que pasa si el asistente pierde el tarjeton o el control de votación?
En cuanto a los tarjetones no hay ningún problema nosotros le podemos reasignar uno nuevo y configurarlo en el sistema, para el caso de los controles, el valor del este será cargado en la factura del saldo a la administración y si la asamblea no ha terminado se le reasignará otro control al asistente, aunque ya estamos probando controles digitales (aplicación celular), para contrarrestar este inconveniente incluso para disminuir los costos en más del 50%.
¿Los asistentes pueden pedir los reportes y audios a nuestra empresa directamente?
Nosotros no entregamos ningún informe, grabación de audio o vídeo a los asistentes, primero se puede volver muy complejo tratar de entregarle a cada uno de los propietarios sin contar que aumentarían los costos del servicio, segundo todo el proceso se maneja por medio del representante legal del conjunto, el cual tendrá el procedimiento de cómo manejar las solicitudes.
Otras situaciones
En el caso de fondos de empleados, cooperativas y entidades diferentes a la propiedad horizontal, las particularidades de las mismas tienen manejos, aunque muy parecido son aplicables a dichas instituciones, de todas formas por tener características propias les sugerimos ponerse en contacto con la empresa y un asesor les aclarara cada uno de las dudas.
¿La aplicación sirve para cualquier tipo de propiedad?
Si se puede configurar para residencial, mixta (módulos de contribución) o comercial.
¿Cuál es el límite de asistentes?
Virtual 1.000 asistentes, Mixta (El porcentaje que estipule en la actualidad de manera presencial + 1.000 asistentes virtuales), en el momento que se de presencial el sistema soporta 2.000 asistentes, estamos trabajando en controles digitales (aplicación celular) para llegar un valor ilimitado de asistentes.
¿Qué funciones tiene la plataforma VirtualApp?
La plataforma en la que soportamos nuestros servicios de logística de asambleas, funciona en asambleas virtuales, mixtas y presenciales, tiene los siguientes servicios:
- Registro asistencia (Quórum basado en coeficiente – PH).
- Registro de asistencia Fondos de Empleados y Cooperativas (% basado en el total de asistentes registrados)
- Registro de asistencia en tiempo real (Conteo de registros de asistentes)
- Agregar poderes, representaciones o propiedades adicionales – PH
- Registro de actividades por código QR – Eventos Sociales
- Votaciones por plataforma, controles digitales (App Celular) y tarjetones
- Votaciones sin limite
- Resultados en tiempo real
- Trazabilidad general e individual de los asistentes
- Transmisión y grabación
- Sesiones multicámara
- 7 informes de toda la asamblea
- Rifas
- Interactividad con los asistentes
- Y mucho más (visite https://virtualapp.com.co ).
¿Qué tan segura es la plataforma?
Tenemos certificados (SSL) de seguridad en la plataforma (símbolo de candado como los bancos), por lo tanto toda la información va encriptada, la plataforma y la base de datos están en servicios separados fuera del país, contamos con 2 plataformas de soporte que se pueden reflejar en menos de 5 minutos, nuestra plataforma esta desarrollada en un framework propio por lo tanto solo nosotros conocemos como funciona; en el caso de las transmisiones tenemos un contrato con Zoom Inc., por el uso del servicio y del framework de su plataforma, adicional nuestras transmisiones mantienen 3 anfitriones en distintos lugares del país para evitar que la reunión se pierda y las grabaciones son guardadas en 3 lugares distintos incluyendo el servicio en la nube que Zoom nos suministra con el servicio.
¿Cuál es la mecánica de aprendizaje para los asistentes a la asamblea?
Es muy fácil y rápida la curva de aprendizaje de nuestra plataforma, tiene las siguientes ayudas antes y durante la asamblea:
- Manual en PDF
- Tutorial en YouTube de todo el manejo (ver acá )
- El día de la asamblea soporte a un click por WhatsApp y llamadas en la portada de la plataforma
- El vídeo se pasa nuevamente antes de comenzar la asamblea
- Prueba de conectividad 8 días antes.
¿En qué dispositivos funciona VirtualApp?
Funciona en todos los sistemas operativos en equipos de cómputo (solo deben tener un navegador con las ultimas versiones), Windows, Linux, Mac, Chrome OS, Android, IOS, Tablet, IPad, durante la asamblea, reunión o evento puede cambiarse de dispositivo sin ningún problema.
Acá solo habrá respuestas para el servicio de soporte que no tiene ningún contrato entre el cliente y TSS, en los casos donde existe contrato cada uno tendrá las condiciones pactadas con el cliente y que a él mejor lo favorezcan, por tanto, los valores de los contratos variaran en cuanto a los servicios pactados.
¿El valor de la hora empieza correr desde que momento?
¿El tiempo de respuesta para las solicitudes de soporte cuento es y que factores lo pueden alterar?
¿TSS suministra repuestos y reparaciones correctivas?
¿Qué garantía tienen los servicios, reparaciones y repuestos suministrados?
¿Se debe pagar el servicio antes de ser prestado?
¿Qué servicios se pueden solicitar?
¿Si los trabajos son extensos se pueden realizar en los tiempos que el cliente no opere (noche y fines de semana)?
¿Se firman documentos de confidencialidad y secreto empresarial?
¿Qué recomendaciones mínimas necesitan para prestar el servicio?
¿Qué tareas incluyen este servicio?
¿Se puede solo algunas o una sola?
¿En el caso de montaje de servidores y estaciones de trabajo cuales son las condiciones?
¿Ustedes suministran la capacitación a los usuarios finales?
¿Qué documentación entregan con este servicio?
¿Contraen pólizas de cumplimiento y garantía de los trabajos a realizar?
¿Suministran los equipos y toda la infraestructura a instalar?
¿Cómo manejan los procesos de desarrollo?
¿Pueden solo ejecutar una de las fases?
¿Pueden suministrar solo el personal para desarrollar el proyecto?
¿Suministran la infraestructura de pruebas?
¿Solo utilizan los lenguajes que tienen descritos en los servicios?
¿Si el proceso cambio durante el desarrollo sea para disminuirlo o extender su alcance, que implicaciones tiene?
¿Aceptan proyectos iniciados y los continúan, que implicaciones tiene?
¿Contraen pólizas de cumplimiento y garantía de los trabajos a realizar?
¿El proyecto puede ser realizado fuera del país?
¿Se firman documentos de confidencialidad?
